Pruebas selectivas. Adaptaciones y convocatorias extraordinarias

Siguiendo con las prácticas que expusimos el pasado 30 de noviembre, en  las "Jornadas Técnicas de Función Pública y RRHHs: Función Pública y Recursos Humanos en tiempos de covid19". (Descargar programa), esta entrada desarrolla la respuesta que, en términos de gestión y diseño de bases, damos a la cada vez mas frecuente necesidad de adaptarnos a las personas y a sus situaciones:

• Realizar adaptaciones singulares para realizar pruebas de selección.
• Convocar pruebas extraordinarias para aspirantes que no pudieron participar en la convocatoria ordinaria. (supuestos relacionados con maternidades y fuerza mayor)
• Realización de pruebas de forma cautelar. Para aspirantes eliminados del proceso selectivo. 

ADAPTACIONES.

Las bases de las convocatorias suelen hacer referencia a la posibilidad de solicitar una adaptación de tiempo y forma en las pruebas selectivas. Son adaptaciones reservadas a personas con discapacidad superior al 33%, conforme a lo establecido en la Orden PRE/1822/2006, de 9 de junio, por la que se establecen criterios generales para la adaptación de tiempos adicionales en los procesos selectivos para el acceso al empleo público de personas con discapacidad. 

El colectivo de personas con una discapacidad reconocida dispone de una regulación que, independientemente de lo adecuada que sea en su fondo - no es el tema de esta entrada -, si permite a la administración implementar unas medidas excepcionales, unas adaptaciones individuales, que puede justificar ante el resto del colectivo de aspirantes. 

Tampoco parece haber conflicto en el caso de las mujeres embarazadas o lactantes. En el primer caso, permitimos acceder al baño durante el desarrollo de la prueba y en el segundo interrumpir la realización de la prueba para atender las necesidades de lactancia del bebé. En este segundo caso, el contador de tiempo de la prueba se interrumpe hasta la vuelta. Indudablemente ambas situaciones, ir al baño e interrumpir la prueba, modifican las condiciones de la competencia con el resto de aspirantes. 

Un tercer colectivo son las personas que, no amparadas en las situaciones de discapacidad o maternidad, solicitan adaptaciones. Aquí encontramos toda una variedad de situaciones con diferentes tratamientos:

- Aspirantes que han sufrido una enfermedad o accidente y precisan una adaptación. En la medida de lo posible se atienden todas las solicitudes de adaptación recibidas en el plazo previo de aviso establecido y acompañadas de informe médico, siempre y cuando no impliquen variaciones en el tiempo de realización de la prueba: Acceso personalizado a una sala de examen (silla de ruedas, muletas..), habilitación de mobiliario especial (accidentados, problemas de espalda...), acompañamiento a sala (deficiencias visuales, personas en sillas de ruedas...), acceso a baños durante la prueba (enfermedades asociadas a riñón), tener el móvil encendido (apps que controlan datos biológicos), tamaño de la letra (presbicia, vista cansada, otros visuales...)

- Recientemente hemos tenido el caso del colectivo de personas con un diagnóstico psicopedagógico de dislexia - dificultad para leer con fluidez y sin errores que puede asociarse con dificultades de comprensión lectora, la ortografía y la escritura ( paradójicamente para acceder al desempeño de funciones de administrativo/a). Por lo que a las adaptaciones hace referencia solicitaban adaptaciones de tamaño de letra (aceptadas - Arial 12 -), que se les leyesen las preguntas (aceptada pero no de forma general, solo a demanda), instrucciones claras (se publican para todas en la web con días de antelación, incluido el modelo de hoja de respuestas) y que se ampliase el tiempo (no se admitió al ser este un elemento crítico - realizar la tarea en un tiempo concreto es parte inherente de la prueba - y no existir una norma que ampare esta diferencia con el resto de aspirantes).

- La existencia de una tecnología que permite la transmisión y recepción de información hacia fuera por parte de un aspirante nos ha obligado, a fin de garantizar el principio de igualdad, a prohibir el uso de relojes, móviles, tapones y audífonos. Estas prohibiciones han generado malestar general y, en algunos casos, problemas con personas que decían necesitar tener puesto el audífono durante el desarrollo de una prueba escrita (¿?). Hay quien solicitó esta adaptación basándose en un informe médico. La prueba la realizaron en el aula general y el personal cuidador disponía de la información necesaria para permitir y controlar su uso.

Cualquier diferencia de trato aconseja mantener una separación de espacios físicos del resto de aspirantes.

PRUEBAS EXTRAORDINARIAS.

Hasta no hace mucho tiempo el concepto de unicidad de convocatoria como elemento base sobre el que se apoya el principio de igualdad nos llevaba a entender que presentarse al examen el día y hora de la convocatoria era algo que no admitía excepciones. Daba igual las situación personal, las dificultades del momento, había que estar allí o automáticamente se quedaba uno fuera del proceso. Si era en otra ciudad, había que ir con tiempo suficiente, mejor el día anterior. Si se estaba enfermo, atiborrarse de medicamentos. Si te afectaba un duelo sufrirlo en silencio... Las bases establecían el concepto de "fuerza mayor" pero había poco o nada que se aceptase como tal y permitiese una segunda opción.

En los últimos tiempos esta situación ha sido revisada. Hay sentencias que imponen "repetir un examen"  por intervención quirúrgica, Hay casos relacionados con la maternidad que también conllevarían la "repetición del examen" y recientemente la situación sanitaria (Covid 19) en la que nos encontramos también ha conllevado la "repetición de pruebas" tanto a enfermos como a no enfermos pero confinados.

Dos exámenes diferentes para un mismo proceso competitivo puede ser algo natural, fácil de asumir cuando, por ejemplo, la prueba es un sorteo de temas a desarrollar y/o el llamamiento es individual. pero puede ser una importante fuente de conflicto cuando las preguntas son las mismas para todos los aspirantes (pruebas de conocimientos tipo test) donde las comparaciones van a ser inevitables.

Llegados a este punto se hace necesario, al menos así lo hemos visto nosotros, gestionar de la mejor manera posible estas "repeticiones de examen". 

En primer lugar, lo que hicimos es cambiar el nombre ya que no se "repite el examen", no es el mismo examen, es otro diferente que sustituye al anterior. Las denominamos "Convocatorias extraordinarias" y quedaban así reguladas en las bases de la convocatoria.

7.10.  Convocatorias  extraordinarias.  En los  casos  en  los  que bien  por  razón  de  maternidad  previa a  la fecha  de  realización  de la prueba convocada,  fecha  de  parto  anterior  a  la  misma  no  superior  a  15  días naturales,   o  bien  por  causa  de  fuerza mayor  apreciada  por  el  Tribunal  que  haya impedido  la realización  de  la  prueba  en  la  fecha prevista,  el  Tribunal  deberá  convocar  a  las  personas  afectadas  a una  convocatoria  extraordinaria.  La  realización  de  la  misma  tendrá  lugar  en un plazo  no inferior  a  15 días  naturales  tras  la celebración  de la convocatoria  principal,  ni superior  a  40.  El  Tribunal adaptará las  características  de  la prueba  y  se  contemplarán  las  adaptaciones  personales  que  correspondan. 

Estas convocatorias extraordinarias tienen una regulación propia en las bases  que responde a estos motivos:

• Establecer y regular esta posibilidad.
• Reservada a situaciones de fuerza mayor, situación que deberá determinar el Tribunal.
• Reservada a situaciones de parto que no sean anteriores a 15 días naturales. Por seguridad jurídica es importante definir plazos concretos. En caso de ser superior a 15 días, hay que realizar la prueba el día y hora correspondiente, eso si, con las adaptaciones que se consideren necesarias (lactantes). 
• Hay un plazo mínimo (15 días) y otro máximo (40) para realizarlo. La convocatoria se realizará con los mismos plazos que se establezcan para la original.  El objetivo es tener un plazo de tiempo para preparar la prueba y uno máximo para realizarla, de forma que no perjudique de forma importante el desarrollo del proceso con una dilatación sine die del mismo afectando al resto de aspirantes.
• Las pruebas se adaptarán. Esto significa que si una persona no ha podido presentarse a una prueba que constaba de 150 preguntas tipo tests, esta prueba, sobre el mismo temario puede sustituirse por un test de menos preguntas - mas valor por cada item -, un cuestionario de preguntas o el desarrollo de un tema. El Tribunal deberá procurar que la prueba no sea igual - ventaja para el aspirante - pero si de una complejidad similar - procurando igualdad -.

PARTICIPACIÓN CAUTELAR

Al objeto de evitar tener que repetir pruebas de selección de forma particular o singularizada que pudiera afectar al principio de igualdad, incorporamos en las bases la obligación de seguir participando en el proceso a quienes quedando excluidos por no cumplir un requisito o no superar una prueba eliminatoria han presentado o van a presentar alegación o recurso.

A la realización  de  las  pruebas  deberán  asistir  aquellas  personas  que  figuren  como  presentadas  al proceso  y  hayan  superado  las  pruebas  anteriores,  y  de forma cautelar,  aquellas  que hayan   o  vayan  a interponer  contra los  resultados  alegación  ante el  Tribunal  o  recurso  de reposición  ante la concejalía de Recursos  Humanos  y  siempre que  este último  no  haya sido  ya  resuelto.  En  ambos  casos,  deberán comunicar  al  Tribunal  su  continuación  en  el  proceso  selectivo  al  objeto  de  disponer  de  los  medios  y materiales  necesarios. 

Espero que estas propuestas sean de su interés.

Herramientas de selección: Exámenes tipo test

El pasado 30 de noviembre, invitado por la Federación Española de Municipios y Provinicas (FEMP) y la Diputación de Ávila, tuve la oportunidad de asistir a las "Jornadas Técnicas de Función Pública y RRHHs: Función Pública y Recursos Humanos en tiempos de covid19". (Descargar programa)

Dentro del apartado de buenas prácticas presentamos varias relacionadas con los procesos de selección. Esta entrada desarrolla una de ellas, el procedimiento de diseño, elaboración, aplicación, revisión y corrección de pruebas de conocimientos en modo test que tenemos implementado. Este procedimiento esta orientado a la consecución de tres objetivos: 

• Seguridad, garantizando la máxima confidencialidad.
• Calidad, preguntas correctamente enunciadas y ajustadas a temario
• Ajuste, que sirva al objeto primero de determinar que aspirantes se considerarán aptos/as y cuales no y, segundo, a ordenar a los primeros. 

SEGURIDAD.

Garantizar la mayor igualdad de los aspirantes ante una prueba selectiva es uno de los principales objetivos a cumplir en el diseño y ejecución de un proceso selectivo. Es, sin embargo, un objetivo complicado cuando debemos recurrir a pruebas de conocimiento tipo test y aplicación masiva.

Es costumbre reunir al Tribunal con días de antelación al objeto de que proponga, discuta y redacte las preguntas y opciones de respuestas que conformarán la prueba. Posteriormente, una vez definida a prueba, es posible que estas mismas personas realizaran el fotocopiado de los cuadernillos de examen o se lo asignen a terceros. Este procedimiento, tanto por el número de personas que participan, como por los tiempos que se manejan, pone en cuestión la necesaria confidencialidad de la prueba.   

Desde 2007 la cultura de funcionamiento de nuestros órganos de selección conlleva delegar la confección de estas pruebas en el Dpto. de RRHH, el cual actúa como asesoría especializada de los Tribunales. Estos son los pasos que se dan:

1.- Tribunal: Define las características de la prueba: tipología, duración, temas, número de items, número de alternativas, fórmula de corrección...

2.- Tribunal: Delega en RRHH la confección de la prueba. Hay una delegación expresa. Esta delegación esta definida e incluye los elementos anteriormente mencionados, así como los elementos logísticos relacionados: fecha de examen, si hay uno o mas modelos de examen...

3.- RRHH: Busca asesoría técnica y encarga prueba. Es misión de RRHH localizar a la persona que asumirá esta labor. En la medida de lo posible, una única persona, de forma que cualquier problema de seguridad quede claramente identificado. A cambio, RRHH garantiza el necesario anonimato, proporciona los recursos necesarios y gestiona las indemnizaciones que correspondan.

4.- Asesor/a: Diseña la prueba, conforme a las indicaciones recibidas, y adjunta la plantilla provisional de respuestas.

5.- RRHH: Recibe la prueba y plantilla. Confecciona y custodia cuadernillos de examen.

6.- Tribunal: Recibe la prueba el mismo día de su aplicación - realizados los correspondientes cuadernillos - y la valida de forma provisional para que pueda ser aplicada. 

7.- Aspirantes: Realizan la prueba y, al finalizarla, recogen junto al cuadernillo de preguntas utilizado, copia de su hoja de respuestas. Finalizado el tiempo de la prueba, la plantilla provisional es descargable en la página web.

Al llegar a este punto se ha tenido que asegurar a los aspirantes que todos se han medido contra una prueba, realizada por un experto/a y en igualdad de condiciones.  El colectivo de aspirantes puede autocorregirse y la administración no publica resultados nominales provisionales que pueden sufrir cambios a posteriori. Alcanzado este objetivo empezamos a trabajar el segundo, la calidad de la prueba.

CALIDAD.

Por muy experto que se sea en una materia o mucha experiencia que se tenga en trasladar un conocimiento a un formato de preguntas tipo test, la posibilidad de cometer errores es elevada. El trabajo en solitario, en condiciones de alta seguridad, sin poder confrontar o revisar con terceros, sin opción a imprimir para una mejor revisión y la propia dificultad de elaborar alternativas de respuesta que siendo verosímiles sean erróneas, obligan a una posterior revisión de este cuestionario provisional. Si añadimos la posibilidad de errores materiales a la hora de redactar, de trasladar las respuestas a la plantilla o que los enunciados no correspondan a un temario muy definido, la revisión se convierte, no ya en una opción, si no en una necesidad.

A este objeto, proceder a revisar los cuestionarios y plantillas provisionales, obedece este procedimiento que empieza una vez que el colectivo abandona la zona de examen.

8.- RRHH: Recogida de alegaciones a la plantilla provisional. Mediante un formulario electrónico estándar disponible en la web, los aspirantes, de forma individualizada por cada ejercicio, aspirante y pregunta, informan al Tribunal de los errores que, en su opinión, existen en el examen. En su caso, proponen y motivan la anulación de la pregunta o que se modifique la opción - A, B, C o D - que se haya dado provisionalmente como correcta.

9.- RRHH: Deriva a la asesoría técnica las alegaciones recibidas. La información recogida a través del formulario se presenta en una hoja excel en la que se encuentran ordenadas todas las alegaciones realizadas para un mismo ejercicio. Las alegaciones se ordenan por y para cada pregunta.

10.- Asesor/a: Informa en relación con las alegaciones. Utilizando el mismo formato recibido y a la luz de las alegaciones la persona que ha diseñado la prueba revisa los enunciados y alternativas del cuestionario e informa, motiva y propone al órgano de selección su estimación o desestimación.

11.- RRHH: Informa al Tribunal. Una vez recibido en RRHH el informe-propuesta se envía al órgano de selección correspondiente. Las personas que han ejercido de asesores son anónimos y la responsabilidad del diseño de la prueba es siempre de RRHH. 

12.- Tribunal: Analiza y, en su caso, valida el informe de alegaciones, aprobando el cuestionario y plantilla definitivas. Si precisa ampliar una información, RRHH será el intermediario ente asesor/a y Tribunal.

13.- Tribunal: Ordena la lectura óptica de los exámenes y la corrección conforme a la plantilla definitiva. La puntuación se calcula en función del número de preguntas válidas, no hay preguntas de reserva. El resultado es una puntuación directa (PD examen), resultado generalmente de restar a los aciertos los errores, y un factor de corrección que permite trasladar esa PD a la escala de puntuación de la prueba (PP) conforme al valor de la misma estipulado en las bases de la convocatoria.

Finalizado este proceso, dispondremos de un examen del cual podremos asegurar su confidencialidad hasta el momento de aplicarse y. tras el proceso de depuración supervisado por el propio órgano selectivo, también de un examen conformado por enunciados adecuados que se ajustan al temario.

AJUSTE

No obstante, es probable que una vez aplicada la corrección, los resultados obtenidos no se ajusten a una curva normal. No es extraño el caso en el que, aplicada una prueba y una vez corregida, nos encontramos que el porcentaje de aspirantes que la supera es extremadamente reducido. Damos por "NO aptos" a un elevado número de aspirantes basándonos en unas pruebas que están diseñadas mas para ordenar aspirantes que para determinar con exactitud quien es apto/a y quien no lo es.

En la entrada "Apto o no apto, that is the question" del pasado 21 de marzo y a la cual le remito encontrará mas información al respecto de propuestas para ajustar de forma matemática el nivel de dificultad a las características del propio colectivo que ha realizado la prueba.

Este procedimiento, que nace y se define en las propias bases de la convocatoria, debe llevarnos a disponer de unas pruebas de conocimientos que, si bien están diseñadas ex profeso y sin opción a comprobación previa, finalmente sean seguras en lo que a confidencialidad hace referencia, de calidad en cuanto a que las preguntas y sus enunciados responden al temario y estén bien definidas y capaces de establecer el límite de aptitud/no aptitud con una justificación razonable.

Espero que esta propuesta sea de su interés.