Siguiendo con las prácticas que expusimos el pasado 30 de noviembre, en las "Jornadas Técnicas de Función Pública y RRHHs: Función Pública y Recursos Humanos en tiempos de covid19", algunas ya desarrolladas en las entradas " Pruebas selectivas. Adaptaciones y convocatorias extraordinarias" y "Herramientas de selección: Exámenes tipo test" en esta de hoy comparto la respuesta que desde el Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz damos a la gestión de la información en los procesos de selección.
En términos de información podemos distinguir varios ámbitos/sistemas/herramientas dirigidos en mayor o menor medida a comunicar, informar y/o participar. Las hay obligatorias como:
- Publicaciones obligatorias en los boletines oficiales.
- Página web institucional donde se recopila información relacionada con la convocatoria.
- Publicaciones de los Tribunales (Listados de aspirantes, resultados pruebas selectivas, propuestas de nombramientos...).
Y también las hay que podríamos considerar como optativas, pero que entiendo son fundamentales para conseguir alcanzar los objetivos de disponer de unas convocatorias con publicidad y transparencia.
- Difusión real de las convocatorias, por ejemplo a través de la suscripción a boletines de difusión de convocatorias de empleo público, listas de difusión de emails o de mensajería (WhatsApp, Telegram...), redes sociales (Instagram, Facebook, Twitter...) etc..
- Repositorios documentales a disposición de los aspirantes (exámenes y pruebas de selección utilizadas en procedimientos anteriores, acceso directo al portal de transparencia para facilitar el conocimiento de la RPT, o del catálogos de puestos de trabajo que incluyan sus características.
- Foros de consulta y participación.
La práctica que deseo compartir es esta última, foros de consulta y participación. Hace ya algunos años, aprovechando la existencia del "buzón del ciudadano", habilitamos para cada convocatoria un espacio público que permitiese a los aspirantes formular preguntas al Dpto. de RRHH directamente relacionadas con el concreto proceso selectivo en el que participan.
Con esta herramienta pretendíamos gestionar de una manera eficaz y eficiente las demandas de información que genera la convocatoria de un proceso selectivo, reduciendo de forma muy significativa la continua reiteración de respuestas por parte del personal de atención al público y la saturación de los canales comunicación. Es también un foro de opinión y presta una importante labor haciendo frente con información directa a los rumores que tanto pueden afectar a un colectivo tan sensible.
La Unidad de Selección y Desarrollo del Dpto. de Función Pública ha creado este hilo en el buzón ciudadano con dos objetivos:
1) Conformar un sistema público de respuesta a las dudas que pudieran surgir en el desarrollo de este proceso selectivo. Antes de plantear una pregunta, por favor, revise si la misma ha sido ya contestada. En caso contrario, realice la pregunta de la forma mas precisa posible. La contestación será pública.2) Servir de foro de debate y discusión para los participantes en este proceso selectivo. En estos casos la Unidad de Selección y Desarrollo, si bien se reserva la opción de no contestar a cada intervención, procurará facilitar elementos objetivos de información.
Para buscar en este foro puede utilizar el buscador (Ctrl+F)Mas información en: www.vitoria-gasteiz.org/procesosselectivos
Las características de este espacio son la siguientes:
- Acceso a través de la web municipal, buzón del ciudadano.
- Enlace/acceso directo desde la web del proceso selectivo "Acceso al asunto en el buzón ciudadano "OEP 2018-2019. Convocatoria 2020." (Preguntas y respuestas, foro de participación)."
- Si bien exige identificación para participar, esta no es visible para RRHH que las trata como anónimas.
- Preguntas de los participantes y respuestas del Ayuntamiento son públicas.
- Los nuevos asuntos que se abren en el buzón se cierran reorientando a la persona para que vaya a buscar la respuesta de su pregunta en el asunto de su convocatoria y a plantearlo con carácter general.
- No se dan respuestas a preguntas personales.
- Los comentarios y respuestas se reciben por email si se ha realizado algún comentario o pregunta
- El asunto es público, se puede leer aunque no se haya preguntado y sirve de base documental para responder por parte del personal de atención ciudadana.
- El buzón es respondido por la unidad de apoyo a los Tribunales del Dpto. de RRHH. El nivel de información que facilita, especialmente si puede afectar a decisiones posteriores del Tribunal, siempre queda supeditado a sus decisiones.
- El Tribunal no comunica nada por el buzón, lo hace siempre a través del canal oficial en la sede electrónica, con los plazos y procedimientos de alegaciones que establezcan las bases.
- Los temas se ordenan solos, las preguntas se van realizando a la par que evoluciona el proceso selectivo. Preguntas sobre plazos de solicitudes, requisitos, temarios, van dejando paso a preguntas sobre fechas, tipologías de las pruebas de oposición y a estas les siguen informaciones sobre procedimientos de alegación y recurso.... así hasta terminar el proceso de oposición y posterior concurso. Finalizan estos asuntos con preguntas relacionadas con la conformación de las listas de contratación temporal.
- Para facilitar la búsqueda, se puede recurrir a la combinación de teclas Ctrl+F para buscar términos concretos.
- RRHH facilita información fundamentalmente y, en su caso, desmiente bulos. Anuncia o adelanta previsiones (de publicaciones, de realización de exámenes...) las cuales siempre quedan supeditadas a las decisiones del Tribunal.
- El foro permite dar un espacio a la queja, al desahogo y a la frustración que acompaña todo proceso selectivo. Si bien es cierto que, en ocasiones, esta puede ser utilizada como carnaza por un periodismo que se limita a ser altavoz de la queja.
- Es el propio colectivo el que, de forma colaborativa, en ocasiones, atiende las preguntas de otros aspirantes o presenta puntos de vista alternativos a los argumentos de queja.
Es una herramienta muy útil en procedimientos masivos, los cuales generan muchas preguntas y se repiten de forma reiterada por diferentes canales. Permite a los operadores de estos canales (presencial, telefónico, email...) e incluso a los sindicatos derivar a un espacio donde pueden encontrar una información válida, emitida directamente desde RRHH, sin intermediarios. Es una de las herramientas mas utilizada y mejor valorada por el colectivo de aspirantes como demuestra su alto nivel de participación.
En este enlace se puede acceder al asunto de buzón ciudadano correspondiente a la convocatoria de plazas del grupo C1 que se esta ejecutando. En este momento, este proceso que afecta a 25 convocatorias, se encuentra en la fase de convocatoria al segundo y último ejercicio de la fase de oposición. Esta proceso contó con 11.200 solicitudes y permanecen en el mismo un número inferior al 50%. A la hora de confeccionar esta entrada, este asunto del buzón tiene registrados mas de 2.000 participaciones o comentarios y la participación directa de cerca de 900 aspirantes. El Ayuntamiento ha emitido mas de 600 respuestas.
Si la información siempre es poder, en este caso el objetivo es que la misma no se quede en circuitos o espacios cerrados, que la información, veraz, directa de fuentes oficiales, fluya, en condiciones de igualdad y procurando la seguridad y la necesaria tranquilidad al colectivo de aspirantes.
Existen alternativas a una aplicación de esta características, como por ejemplo, disponer de un Blog de empleo público, que cada entrada sea información sobre un proceso selectivo concreto. La suscripción al Blog permite ampliar el universo de personas que reciben información sobre convocatorias y el apartado de comentarios de cada entrada servir para presentar y responder preguntas.
Espero que esta práctica sea de su interés.